Работа с реестрами документов

Каждой компании приходится работать со множеством документов. Как организовать потоки так, чтобы входящие запросы не терялись? Как контролировать сроки ответа контрагентов?

На основании опыта наших клиентов мы разработали специальные формы, которые позволяют упорядочить работу с документами.

Реестр исходящих документов

Форма предназначена для регистрации исходящих документов. Для каждого отправляемого документа заполняются реквизиты и срок ожидания ответа. Также можно прикрепить изображение документа.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.10_n

Для срока ответа удобно настроить автоматическую установку даты:

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.47_n

При помощи расширенного поиска документ легко найти по теме, участникам и дате отправки.

Снимок экрана 2015-08-13 в 0.50.17

Реестр входящих документов

Подобным образом можно организовать и реестр входящих документов.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-1.01.49_n

Для удобства и скорости обработки можно определить категории входящих документов и настроить маршрутизацию в зависимости от категории.

Снимок экрана 2015-08-13 в 1.04.24

Чтобы отслеживать цепочку официальной переписки можно установить связь между входящими и исходящими документами. Например, если исходящий документ является ответом на какое-либо входящее письмо, то в комментарии к исходящему документу можно поставить «В ответ на #». Система автоматически распознает номер и преобразует его в ссылку.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-7.13.25_n

Эта ссылка также будет видна из той задачи, на которую она поставлена:

Снимок экрана 2015-08-13 в 7.14.11

Таким образом, по ссылкам можно будет увидеть как проходил обмен документами.

Для более точной настройки маршрутизации можно установить запрет на изменение маршрутизации и ограничение на редактирование полей в формах.

Алгоритм автоматизации процесса в Pyrus

Пользователи Pyrus уже автоматизировали сотни своих бизнес-процессов с использованием форм и проектов. Часть из них обращалась к нам за консультациями и помощью в настройке. В результате у нас сформировался алгоритм, по которому удобно проводить автоматизацию.

Сначала надо понять что за процесс мы автоматизируем и что хотим получить на выходе. Другими словами, определить цель процесса. Второй важный момент — обозначить всех участников процесса. В качестве участников могут выступать люди или роли для групп однородных исполнителей. Для наглядности мы создали специальную форму в Pyrus, где будем собирать информацию. Вот как она выглядит:

Общее описание процесса

После определения цели и участников надо составить таблицу с шагами. Здесь может потребоваться творческий подход. Дело в том, что некоторые процессы ветвятся. В зависимости от ситуации, цепочка исполнения может пойти по различным маршрутам и часть этапов может оказаться необязательной. Здесь мы должны указать все шаги последовательно, даже если часть из них в реальной ситуации будет пропущена. Для каждого шага мы задаем: Название, Описание работ на этапе, Результаты исполнения шага, Участников и Ответственного за исполнение:

Детализация шагов

Ответственного за исполнение лучше выбирать из участников шага, тогда между ним и остальной группой исполнителей не будет конфронтации.

Половина дела сделана! После составления таблицы с описанием процесса покажите его участникам и попросите посмотреть, не забыто ли каких-либо важных шагов. Обычно находится еще парочка моментов, которые были упущены при составлении схемы.

Следующий шаг — перенос схемы в Pyrus. Если на предыдущих этапах все было сделано правильно, то этот шаг очень прост. Создаем форму и добавляем туда всех участников. После чего для каждого этапа создаем поля с результатами и добавляем людей в маршрутизацию. Первая версия формы готова!

Попробуем ее сначала на небольшой группе исполнителей. Учитывая их пожелания, производим доработку формы и создаем инструкцию для исполнителей. Ее можно будет приложить в раздел Файлы, чтобы она всегда была под рукой. Далее распространяем опыт на всех участников!

Для того, чтобы не забыть важных шагов, можно использовать чек-лист:

Чек-лист по процессу

Успехов в настройке процессов!

И несколько ссылок на технические моменты, которые помогут вам настроить поля форм:

Запрет на изменение маршрутизации.
Группировка элементов списка для формы.
Условная маршрутизация форм.
Именование этапов и добавление автора в согласующие.

Создание кадрового резерва в Pyrus

«Кадры решают все» — кто из руководителей не знаком с этой фразой? И действительно, без грамотных и мотивированных сотрудников трудно решать амбициозные задачи. На ключевых должностях должны стоять подготовленные и ответственные люди.

Развитие персонала необходимо планировать и отслеживать. Особенно это актуально для быстрорастущих компаний. Например, если стоит задача оперативного расширения филиальной сети. К моменту открытия новых офисов они должны быть укомплектованы квалифицированным персоналом, который с первых же дней будет соответствовать стандартам компании. Можно нанимать кадры со стороны, но лучше выращивать их внутри организации.

Мы собрали опыт нескольких компаний в форме «Кадровый резерв». При помощи этой формы можно систематизировать информацию по наиболее перспективным сотрудникам, разработать план обучения и отслеживать ход его выполнения.

Первое, что необходимо сделать — это ввести информацию о сотруднике и целевой позиции для его развития:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.04.24

Когда эта информация собрана, и возникла ситуация открытия нового офиса, можно сразу увидеть подходящих людей. Просто проводим отбор в реестре форм по целевой и текущей позициям, дате готовности и возможности переезда в другой город. Для этого устанавливаем соответствующие фильтры по колонкам:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.06.17

Различные варианты фильтров позволяют посмотреть на кадровый резерв с разных сторон и оценить кандидатов, которые потенциально готовы на определенную дату. А так же увидеть сотрудников, которые уже давно соответствуют новой позиции, но место никак не освободится. Если они в таком состоянии достаточно долго, то существует вероятность, что они покинут компанию.

Для детальной информации по развитию конкретного сотрудника, следует посмотреть на табличную часть формы, в которую занесены активности с датами и отметками о результате:

Снимок экрана 2015-07-17 в 9.08.38

Также возможно выделить отдельные этапы обучения сотрудника и настроить маршрутизацию, чтобы при прохождении очередного этапа подготовки задача попадала на согласование ответственному за следующий этап.

Настройка маршрутизации для кадрового резерва

Возможно, вы захотите внести в форму дополнительные поля, которые показывают степень готовности сотрудника, или результаты прохождения тестов. Попробуйте найти для себя наиболее удобный вариант.

Ну а проверить, как сотрудник стал справляться с новыми задачами можно при помощи отчета об уровне сервиса и перекрестной оценки.